Koll på glasstrutarna

En strut fylld med glass är sommaren personifierad. Och med glass som har tillverkats under det senaste dygnet så smakar sommaren ännu bättre.

Nytillverkad italiensk glass har varit ett framgångsrecept för den danska franchisekedjan ParadIS. Men en snabb expansion medförde enorma problem på grund av att de interna ekonomiska administrationsrutinerna bland butikerna inte var enhetliga eller utfördes regelbundet.

Genom att använda e-conomic har ParadIS fått en överblick över alla 23 butikernas lönsamhet och kan jämföra dem med varandra.

Den första ParadIS-glassbutiken öppnade i Danmark år 2000. Sedan dess har ParadIS växt till en franchisekedja med 23 butiker över hela landet.

På bara två år har ParadIS öppnat 14 nya butiker och ParadIS-ledningen vill gärna expandera utanför Danmarks gränser.

”Vi har över 250 anställda och en mycket hög tillväxt. Det är därför som vårt långsiktiga mål är att satsa internationellt.

En av fördelarna med att vara en franchisekedja är att varje butik är fristående och sköts och drivs lokalt. Vi lägger oss inte i den dagliga verksamheten.

Vår existens är dock helt beroende av butikernas lönsamhet, och därför måste vi snabbt kunna erbjuda stöd till de butiker som har problem med effektiviteten”, säger Jørgen Bjerre, en av grundarna av ParadIS.

Ökat behov av standardisering

Tills för bara ett par månader sedan hade ParadIS inte någon överblick över varje butiks lönsamhet.

Den snabba tillväxten av butiker medförde en ostukturerad finansiell styrning. Varje butik använde olika bokföringsprogam och tillvägagångssätt , vilket ledde till att det krävdes mer och mer resurser för att hålla koll på varje butiks finansiella situation.

"Vi bestämde att vi ville ha månatliga rapporter och att alla butiker skulle använda samma ekonomisystem. Annars skulle vi inte klara av att jämföra butikernas nyckeltal mot varandra," menar Jørgen Bjerre..

Frustrerande fakturor

Ett annat skäl till att standardisera de ekonomiska administrationssystemen var hur komplext det var att driva en ParadIS-butik. Glassen tillverkas i varje butik varje dag så att den alltid är färsk och smakar så bra som möjligt.

Vid glasstillverkning behövs en lång rad ingredienser och endast mjölkinköpen genererar fyra fakturor i veckan per butik. Det blir 350 fakturor i månaden för alla 23 butiker bara för mjölken.

”Varje butik hanterar ca 50 fakturor per månad och eftersom butikerna oftast drivs och administreras av en person som är mycket upptagen med att betjäna kunderna, så kommer ofta administrationen i andra hand, särskilt på sommaren”, förklarar Bjerre.

Mycket flexibelt med Internet-program som man abonnerar på

”Vi bestämde oss för att hitta ett system som var enkelt att använda – även för dem utan redovisningserfarenhet – och som alla skulle kunna ha tillgång till, oavsett var de befinner sig. Internet-programmet är flexibelt och abonnemangsbaserat, vilket är mycket viktigt för ett föränderligt företag som vårt.

Ett exempel på vad vi har uppnått är att vi nu har en konsoliderad kontoplan som distribueras till alla 23 enheterna och som är lätt att bygga ut i takt med att vi växer”, säger Bjerre.

Till och med våra bokföringskonsulter och revisorer som ger externt stöd har gratis tillgång till e-conomic. En annan viktig funktion är automatiska uppgraderingar som ofta är en stor utgift i det långa loppet, men e-conomics uppgraderingar ingår i den månatliga abonnemangsavgiften på 149 DKK som varje butik betalar”.

Automatisk bokföring

I framtiden kommer fasta fakturor för varje butik att hanteras automatiskt och därmed sparar vi ännu mer tid. ”Vi kan importera filer till e-conomic automatiskt, även fakturor. På så vis konteras fakturorna automatiskt på rätt konton. Istället för att varje butik måste hantera 25 separata mjölkfakturor, matas de in som en fil och registreras endast en gång”, förklarar Bjerre.

Som nästa steg kommer e-conomic dessutom att integreras med andra företagssystem för löner, försäljning, inköp osv. som ParadIS Danmark använder.

Effektiva och miljövänliga metoder för ekonomisk administration

”Som ekonomichef för ParadIS har jag arbetat med många olika redovisningssystem under årens lopp. e-conomic har visat sig vara det system som passar våra behov bäst. Vi har många användare som använder systemet och på huvudkontoret får vi en utmärkt översikt över de olika butikernas verksamhetsfrågor varje månad”, säger Bjerre.

”En annan viktig fördel med e-conomic är att systemet erbjuder den allra bästa sortens resursbesparande ekonomisk administration.

Vi behöver inte underhålla och uppgradera en fristående server och våra resekostnader har reducerats eftersom bokföringskonsulter och revisorer inte längre måste vara på plats för att granska bokföringen, utan de loggar helt enkelt in från sitt eget kontor.

Det är viktigt för oss, eftersom vi menar att företagen måste ta socialt ansvar och försöker skapa gröna konton”, säger Bjerre.

Jørgen Bjerre anser att e-conomic kan vara till nytta när ParadIS ska utforska sin internationella potential så att det blir en enkel och smärtfri procedur. ”Systemet finns på många språk och kan användas av franchisebutiker utomlands.

Vi kommer också att kunna integrera e-conomic med andra system och på så sätt säkerställa produktiva och kostnadseffektiva globala rutiner för ekonomisk administration”, säger han.

FAKTA:
Utmaningar
• Oförenliga metoder för ekonomisk administration och halvårsrapporter ledde till att ledningen inte hade någon översikt över butikerna på företagsnivå
• Daglig glasstilverkning i alla butiker genererade en enorm mängd fakturor som ledde till tidsödande administrationsrutiner

Lösning
• e-conomic – webbaserat administrations- och ekonomisystem
• Webbaserad bokföring, arkivering och elektronisk fakturering
• Externa bokföringskonsulter och revisorer har gratis tillgång till systemet
• Tillgång från vilken dator som helst med Internet-anslutning, dvs. perfekt vid resa eller för franchiseverksamhet på valfri plats
• Gratis uppdateringar och support
• Låg kostnad för månadsabonnemang – 149 DKK /månad per franchisebutik

Resultat
• Enhetliga ekonomiska administrationsrutiner för huvudkontor och butiker
• Tydliga ekonomiska administrationsrutiner ger ParadIS Danmark en snabb överblick över alla butikers vinst och verksamhet
• Automatisk registrering av fakturor osv.
• Snabb statistik, rapporter och resultatmätning varje månad
• Enkelt att integrera med andra affärssystem
• Enklare samarbete mellan ParadIS Danmark och nya butiker utomlands
• Kostnadseffektiv lösning – gäller i synnerhet löpande kostnadsfria uppgraderingar
• Resursbesparande ekonomiskt administrationssystem, t.ex. lägre server- och resekostnader