Lars Toft om e-conomics hantverkarlösning

Lars driver både en snickarfirma och ett halmtaksföretag och har assistenter på båda företagen. Han använder e-conomics hantverkarlösning för båda företagens administration där han skapar projekt och underprojekt och får en god översikt av företagen. Assistenterna sköter sin egen tidsrapportering i e-conomic.

På jakt efter en enkel lösning

– Vi letade efter ett projekthanteringsverktyg för byggplatser samt ett tidsrapporteringssystem för våra anställda. Vi tyckte att det skulle vara mycket enklare om de kunde sköta tidsrapporteringen hemifrån, säger Lars.

e-conomics hantverkarlösning visade sig vara det rätta valet för Lars och hans företag eftersom det är enkelt att använda och inte kräver någon större datorkunskap.

Projekthantering för hantverkare – inte datanördar

Trots att Lars har begränsad erfarenhet av datorprogram lärde han sig snabbt e-conomics bokföringsprogram. Nu håller han tillsammans med sin fru Lone korta utbildningstillfällen för nya anställda för att kunna föra sina knep vidare.

"– Första gången jag startade en dator var för fyra år sedan. Det tog lite tid att vänja sig, men det är lätt att lära sig att använda e-conomic. Visst, jag förstår inte allt i programmet, men projekthantering och tidsrapportering är lätt att arbeta med.

Snart kommer vi att lära upp en ny snickare. Han är 58 år och har aldrig använt en dator. Jag tror dock att han kommer att lära sig det här snabbt, säger Lars."

Lars fru Lone hjälper till med både bokföring och utbildning av nya anställda.

"– När vi börjar utbilda nya anställda bjuder vi in dem till kontoret och ger dem en kort introduktion och en liten broschyr som vi själva har sammanställt. Sedan ser vi till att de får en egen inloggning så att de kan gå hem och börja på en gång. Allt det här tar ungefär en kvart.

Om de har problem med att komma igång finns vi alltid tillgängliga på telefon för att hjälpa dem – oftast handlar deras frågor om vilket projektnummer de ska rapportera under eller vilken knapp de ska trycka på, men alla har lärt sig det ganska snabbt.

Det är otroligt viktigt för oss att vår programvara är användarvänlig – våra anställda är hantverkare, inte datornördar, förklarar Lone."

Bokföring på ett kick

Varje onsdag sköter Lone båda företagens bokföring. Det är något som har blivit mycket enklare med det nya systemet:

– Innan vi började använda e-conomic fick våra assistenter fylla i veckoöversikter manuellt på papper. Sedan fick jag tillbringa flera timmar varje vecka med att fylla i uppgifterna och anstränga mig för att tyda deras kråkfötter.

Idag sköter våra assistenter sin egen tidsrapportering – med egna inloggningsuppgifter kan de göra det när de vill – alla har en egen dator! Sedan för jag in deras löner, och när deras timmar har godkänts i systemet uppdateras varje projekt automatiskt. Det ger oss en god översikt över hur mycket tid vi lägger på varje projekt.

Lone har ett ganska bra grepp om båda företagens konton även om hon inte är revisor.

"Jag har studerat vid en handelshögskola, så jag vet att 2 plus 2 blir 4. Däremot är jag självlärd e-conomic-användare – och jag har lärt mig några knep av vår revisor.

Jag skapar projekt och kontrollerar vilka leverantörer som vi är skyldiga pengar och vilka kunder som är skyldiga oss pengar. Tidigare har jag använt motsvarande bokföringsprogram från Microsoft, C5, men det går inte alls att jämföra med e-conomics eftersom det inte kommer i närheten av samma användarvänlighet.

För oss betyder det mycket att varje gång vi har besökt en kund veta direkt hur det gick – vilka kostnader vi har haft och vad vi har tjänat.

I början använde vi bara redovisningsmodulen för större projekt, men nu för vi in alla våra jobb – även små projekt – eftersom det är vettigare.

Till exempel gör vi en hel del arbeten på en skola i närheten, och nu använder vi projektmodulen även om vi bara har bytt ut ett fönster där. Den är lätt att använda och ger en god översikt."

Nöjd med produkten, men det finns utrymme för förbättringar

Lars kan bara tala gott om e-conomics hantverkarlösning – han sparar både tid och pengar och är fullt övertygat om att en online-lösning är rätt val.

"– Mina anställda gillar det verkligen – det är ingen tvekan om i vilken riktning vi ska röra oss. Den är lätt att använda och ger en god översikt. Jag har till och med börjat rekommendera den för andra.

Lars tror dock att han har hittat en bugg i systemet. När han klickar på ett underprojekt flyttas markören ibland högst upp på skärmen. Då måste han bläddra fram projektet i listan igen. Som tur är har Lars rapporterat buggen till e-conomic som kommer att fixa buggen i en kommande uppdatering.

Sammantaget är Lars, Lone och deras anställda dock nöjda med e-conomic:

– Alla våra snickare är verkligen nöjda med det nya systemet – de vill definitivt inte att vi går tillbaka till det gamla systemet med handskrivna anteckningar med tidsrapporteringar, avslutar Lone."