Historik av bokförda poster från verifikation, via grundbokföringen till huvudbok och årsbokslut eller omvänt.

Enligt Bokföringsnämndens (BFN) rekommendation nr.10 definieras verifieringskedja på det här sättet:

"Verifieringskedjan utgörs av hänvisningar och identifieringstecken som gör det möjligt att följa bokföringsposter från verifikation, via grundbokföringen till huvudbok och årsbokslut eller omvänt."

Verifieringskedja är en översättning av engelskans, audit trail i mening spårbarhet vid revision. Detta innebär att det ska vara möjligt att identifiera enskilda bokföringsposter utifrån räkenskapsmaterialet.

En verifieringskedja kan antingen vara en pappers- eller elektroniskbaserad granskning som visar en dokumenterad historia av transaktioner. En verifieringskedja gör det möjligt för en revisor att spåra finansiell data i redovisningen till källdokumentet tex. faktura, bankutdrag eller liknande.

Hur ser en verifieringskedja ut?

En verifieringskedja är en kronologisk kedja över de åtgärder som en finansiell transaktion skapar i bokföringen, från början till slutet.

Verifieringskedja kan vara enkel eller komplicerad beroende på hur många steg processen innehåller. Bokning av en leverantörsfaktura hör till de enklare processerna och kan se ut som följande:

När fakturan mottas börjar verifieringskedjan, sedan följer man transaktionen genom leverantörsreskontran och avslutar sedan med en reglering av skulden genom att fakturan betalas.

Ibland innehåller verifieringskedjan fler steg och kan då vara komplicerat att följa, beroende på företag och hur hanteringen av transaktioner ser ut.

Som ett vertyg

Denna typ av granskningshistorik kan i många fall vara ett effektivt vertyg av hur företagets resurser hanteras. Då identifieringen av verifieringskedjan kan bidra till att hitta onödiga steg i processen som i framtiden kan elimineras.

En annan orsak till att identifiera verifieringskedjan är för att ta reda på om transaktioner genomförts sanningsenligt, eller om försök har gjorts för att av någon anledning manipulera den finansiella resultatet i företaget.

Identifieringen av verifieringskedjan är alltså en process som gör det lättare att säkerställa att transaktioner sker smidigt och enligt god redovisningssed, med den minsta nödvändiga åtgärder för anställda i processen.