När en anställd lägger ut för arbetsrelaterade utgifter.

Det finns 2 typer av utlägg, egna utlägg, samt utlägg för anställda.

Den första typen, egna utlägg, innebär att en anställd eller delägare lägger ut privata pengar för arbetsrelaterande kostnader. Detta kan inkludera transportkostnader, tjänsteresor etc.

Till den andra typen av utlägg, utlägg för anställda, räknas kostnader som en arbetsgivare betalar för den anställdes privata utgifter.

Egna utlägg

Utlägg betalas ut i samband med lönen som ett traktamente/kostnadsersättning.

För att den anställde eller delägaren ska få kompensation för denna utgift ska man kunna bevisa utgiften genom ett kvitto eller dylikt.

Detta betyder att det inte är den anställda som redovisar för utlägg i den privata inkomstdeklarationen, utan arbetsgivaren.

Ett utlägg värderas till det nominella värdet i redovisningsvalutan för den utgift som gjorts.

Hur bokförs egna utlägg?

Kvittot för utlägget av den anställda bokförs mot ett skuldkonto i kontogrupp 28 (Övriga kostfristiga skulder).

Privata utgifter för en anställd bokförs tillsammans med den utgående momsen som en fodran eller som en avdragsgill kostnad.

Momsatsen i sig kan variera mellan 25 %, 12 %, 6 % och 0%..

Utlägg för anställda

Då en arbetsgivare eller redovisningsenhet betalar privata utgifter för anställda anses det som utlägg för anställda.

Detta inkluderar telefoner, mat etc. och utgör en skattepliktig förmån såvida inte den anställda betalar tillbaka förmånen inklusive moms till redovisningsenheten.

Utlägg för anställda ska antingen redovisas som en avdragsgill kostnad, eller som en fordran inklusive moms. Har det redovisats som en avdragsgill kostnad, ska den anställdes återbetalning redovisas som en negativ kostnad eller intäkt.

Däremot, om utlägget har redovisats som en fodran, ska den anställdes återbetalning redovisas mot detta fodringskonto. Återbetalas inte denna fodran av den anställde uppstår en skattepliktig förmån.

Hur bokförs utlägg för anställa?

Det finns vissa olikheter hur ett utlägg ska bokföras hos ett handelsbolag, enskild firma eller kommanditbolag till skillnad från ett aktiebolag.

Hos de förstnämnda ska utgiften krediteras som egna insättningar (Kontonummer 2018). Hos ett aktiebolag ska uttaget krediteras på kontonummer 2890 (Avräkning ägare).

Notera att utlägg ej är samma sak som egna uttag.