Ett datorprogram som används för att sköta bokföringen.

Ett bokföringsprogram är ett datorprogram (mjukvara) som används för att sköta bokföringen.

Syftet med bokföringsprogrammen är att göra bokföringsarbetet enklare där olika sammanställningar kan tas fram dynamiskt genom systemens rapportfunktioner.

De tidigaste bokföringsprogrammen lanserades med hålkortsinmatning redan på 1960-talet, På 1980-talet lanserades PC baserade bokföringsprogram och på 00-talet kom de första helt webbaserade bokföringsprogrammen.

Kärt barn med många namn

Det finns många olika benämningar på bokföringsprogram. På det stora hela avses samma sak men det finns vissa nyansskillnader.

Bokföringsprogram, avser mindre system ofta utan integrerade försystem (kund- och leverantörsreskontra).

Ekonomisystem avser lite större system med integrerade försystem (kund- och leverantörsreskontra)

Affärssystem avser stora system ofta med stöd för mer komplicerade affärsflöden som exempelvis produktionssystem, beläggningsplanering och liknande.

ERP-system (Enterprise Resource planning) avser riktigt stora system med stöd för företagens samtliga affärsprocesser inom ett och samma system.

Inom varje kategori av system finns ett stort antal olika leverantörer, som erbjuder programmen med olika paketeringar och tekniker.

Olika typer av bokföringsprogram

Bokföringsprogram finns i flera varianter och med olika tillverkare. En del av programmen kräver installation på din dator medan andra är webbaserade och alltså tillgängliga från vilken dator som helst med internetuppkoppling. En del program ingår i serier av program som hänger ihop medan andra program är mer fristående.

Hur man använder bokföringsprogrammen skiljer sig åt från ett program till ett annat. Likaså hur man arbetar med dem.

Nära förknippat med bokföringsprogram är faktureringsprogram. Därför har många bokföringsprogram en integrerad faktureringsfunktion som innebär att man slipper mata in fakturauppgifterna separat, då programmet klarar av att automatiskt bokföra fakturan.

På samma sätt har många program kopplingar till exempelvis löneprogram, webbshopar och andra nära förknippade funktioner som automatiskt kan bokföra vad som händer i de olika försystemen.

Att tänka på vid val av bokföringsprogram

Flera faktorer är viktiga vid val av bokföringsprogram.

Funktionalitet
Fundera igenom vilken funktionalitet som företaget har behov av just nu och med lite perspektiv in i framtiden. Behöver du tex ha reskontror, anläggningsregister, möjlighet att autokontera, periodisera, fakturera, tillgång från olika datorer, flera användare, kopplingar till andra program?

Väljer du att ta en mindre lösning är det viktigt att säkerställa att det är enkelt att exportera den information du matat in i systemet så att du kan ta med dig den till ett större program om företaget och behoven växer.

Teknik
Säkerställ att det program du väljer bygger på modern teknik som kommer att fungera i framtiden: Många program bygger på mycket gammal teknik och utvecklas därmed inte i samma takt som mer moderna program.

Pris
En annan fråga du bör ställa dig är vad programmet får kosta, både i form av löpande kostnader och i form av investering. Vissa program behöver du konsulthjälp för att komma igång med och detta kan ibland kosta mer än själva programmet.

Leverantör
Kontrollera också att den leverantör du väljer har en trovärdig affärsmodell och förmåga att vidareutveckla programmet i framtiden.

Lagtextens definition

Bokföringslagen säger inget specifikt om bokföringsprogram men man kan läsa att BFL 1. kap 1 §: Ett företag skall:

1. löpande bokföra alla affärshändelser
2. se till att det finns verifikationer ... för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik
3. bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen