Bokföring innebär att ordna och sammanställa alla affärshändelser i ett företag.

Varje affärshändelse i ett företag, vare sig det är fråga om enklare inköp eller försäljning, eller förändring av lån till och från företaget måste anges i bokföringen.

För varje transaktion skall det finnas en handling / ett dokument som beskriver affärshändelsen.

För det mesta är det fråga om ett enkelt kvitto, en faktura som kommit in eller en faktura som skickats iväg. Har vi tagit ett lån är skuldebrevet den handling som beskriver affärshändelsen. Denna handling kallas verifikation.

Den som följer lagen till punkt och pricka för dagligen in noteringar om de affärshändelser som inträffat i bokföringsboken eller bokföringsprogrammet.

När en affärshändelse förts in får den inte längre tas bort eller göras oläslig.

Ändringar får göras men då skall den ursprungliga noteringen finnas kvar så att det går att utläsa både den ursrpungliga och den korrigerade noteringen.

Vem är skyldig att bokföra?

De flesta juridiska personer är bokföringsskyldiga. Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid skyldiga att bokföra.

Olika slags intresseföreningar, stiftelser och trossamfund behöver inte bokföra om tillgångarna är mindre än olika gränsvärden. Staten, landstingen och kommunerna är inte bokföringsskyldiga.

Även fysiska personer är bokföringsskyldiga enligt lag så snart de bedriver näringsverksamhet (enskild firma).

Varför skall man bokföra?

Bokföringen är i första hand till för företaget självt. Mycket av de beslut som fattas har sin grund i bokföringen och den information som en väl uppställd bokföring ger.

I andra hand finns en rad externa intressenter som exempelvis myndigheter, banker, kunder och leverantörer.

När skall bokföringen göras?

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart som möjligt.

I praktiken innebär det att en affärshändelse senast måste bokföras månaden efter den inträffat.

Att rätta till fel i bokföringen.

Om du upptäcker att det blivit fel i bokföringen snart efter att du bokfört är det tillåtet att rätta till den felaktiga noteringen.

Bokför du manuellt kan du stryka över den felaktiga noteringen och skriva den korrigerade noteringen intill. Bokför du med hjälp av ett bokföringsprogram finns det ofta speciella funktioner för rättning av verifikationer.

Om du upptäcker felet långt i efterhand skall du istället föra in en separat bokföringsorder med rättningen.

Du kan också ta del av skatteverkets rekommendationer eller bokföringsnämndens skrift om bokföring.

Lagtextens definition av bokföring

BFL 2. kap 2 §: En juridisk person är bokföringsskyldig, om inte annat anges.

BFL 5. kap 1 §: Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.

ABL 8. kap 4 §: Styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt.